Как успевать ответить на 100 писем в день, мессенджеры и вопросы команды

Опыт Дениса Елкина, руководителя направления в MyTarget, Mail.ru Group


Я руковожу командой из шести человек. Помогаю крупным клиентам строить рекламные кампании, отвечаю на технические вопросы. Каждый день на меня сваливается около 100 писем в почте.

На большинство можно не отвечать — нужно просто быть в курсе. Остальное — задачи от клиентов, коллег, подчиненных и начальника. Они бывают маленькие — посмотреть что-то или спросить, а бывают и небольшие проекты — подготовить презентацию для клиента.

Любая мелочь, провалившаяся сквозь сетку задач, может оказаться фатальной. Если выгрузить статистику в последнюю ночь, дизайнер не отрисует презентацию. В такой обстановке приходится строить подходящую систему.

Вот, что я рекомендую.

Денис Елкин — Руководитель направления технического сопровождения клиентов в MyTarget, Mail.Ru Group.

Денис Елкин — Руководитель направления технического сопровождения клиентов в MyTarget, Mail.Ru Group.

Записывать первый шаг задачи

Любое планирование начинается со списка. Но часто формулировка задачи важнее, чем сам список. Запись должна быть первым шагом на пути к решению проблемы.

За большую задачу, например, «Сделать презентацию» — трудно взяться. Будете делать другие до последнего. Это как поставить задачу «Выучить китайский язык».

Если сформулируете: «Написать пять тезисов, которые войдут в презентацию» — шансы повысятся. Теперь это можно сделать за 15 минут. Точно также можно написать: «Спросить у Васи, с кем он занимался китайским» — первый шаг к знанию нового языка.

Читайте на эту тему:
Максим Дорофеев —
Составляем правильный список задач

Нет Да
Переписать лекции по матану Попросить конспекты лекций у Саши
Договориться о встрече с Максом Предложить Максу встретиться 28.08 в 20.00
Обработать и выложить фотки из поездки Скинуть фотки из Турции на компьютер
Придумать концепцию статьи 15 минут думать над концепцией статьи

После первого шага можно сразу браться за второй, а когда вас отвлекут — записать в список следующий. Даже если у вас не получится погрузиться в состояние потока — работа сдвинется с места.

Читайте на эту тему:
Максим Дорофеев
Составляем правильный список задач

Не дробить списки по категориям

Я делаю два списка: на день и на неделю. Туда попадают все задачи от «Запросить статистику для отчета» до «Заправить автомобиль» и «Купить билеты в кино и цветы».

Не стоит разделять задачи на разные списки по категориям. Намного удобнее держать их в одном таск-менеджере. Можно залить стеклоомыватель в машину, когда выезжаешь из офиса домой. Не страшно, что это задача для дома, а не для работы.

Если задачи в разных списках — есть шанс что-то «продолбать». Когда сидишь дома и открываешь список домашних дел, во двор за машиной идти уже не хочется.

Задачи для работы, дома и отдыха живут в общем списке

Maxdone — Удобный таскменеджер для телефона и ПК

Задачи для работы, дома и отдыха живут в общем списке

Maxdone — Удобный таскменеджер для телефона и ПК

Работать со списком несколько раз в день

Список нужно просматривать хотя бы утром и вечером. По пути на работу можно успеть кучу всего: написать каркас статьи, ответить на письма, посмотреть информацию в интернете. К приезду в офис успеваешь все немного разгрести. Вечером то же самое.

Хорошо, когда список всегда под рукой. Это помогает использовать потенциально потерянное время: пока стоишь в очереди в столовой, пока едешь в лифте, пока ждешь друзей на станции метро… Если решить за этот промежуток рабочие вопросы — освободится более осмысленное время для крупных задач или отдыха.

Нужно проводить регулярные обзоры: переносить задачи из списка «на неделю» в список «на сегодня», добавлять новые задачи и обрабатывать старые. Если задача «кочует» по списку из недели в неделю — с ней что-то не так. Скорее всего, она неправильно сформулирована. Подумайте, как сделать ее более аппетитной. Бывает так, что ее нужно кому-то поручить или она не нужна вовсе.

Читайте на эту тему:

Максим Дорофеев —
Джедайские техники

Задачи «перекладываются» из коробки в коробку. Раз в семь дней составляется список задач на неделю, каждое утро — на день

Читайте на эту тему:

Максим Дорофеев —
Джедайские техники

Настроить свою технику

Работа со списком задач — база любой техники управления временем, которая сочетается с другими элементами. В интернете полно материалов, например «Джедайская техника пустого инбокса» Максима Дорофеева, «Тайм драйв» Глеба Архангельского или книги Яны Франк. Их можно и нужно изучать, но не забывайте главное.

Вы — человек, а не машина для решения задач. Когда люди узнают о таймменеджменте, начинают выжимать пользу из каждой минуты. Если вы работаете на пределе каждый день и не включаете отдых в свой график — долго не протянете. Ищите баланс.

Техника — помощник, а не хозяин. Ни одна из техник не подойдет целиком. Не пытайтесь насильно впихнуть то, что не лезет — это будет мешать и в итоге не приживется. Из каждой техники возьмите что-то свое и постройте ту, что будет работать именно для вас.

Мне больше всего помогла техника Максима Дорофеева. Она существует в виде вебинаров, книги и треннингов.

Запись вебинара «Джедайская техника пустого инбокса»



Подписаться на новые статьи

В Телеграме

Вконтакте 

Первая версия этой статьи написана мной для Mail.Ru и размещена на Потоке МФТИ.
Переделал ее, чтобы поупражняться в верстке и освоить новый движок блога.

Поделиться
Отправить
Запинить
Ваш комментарий
адрес не будет опубликован

ХТМЛ не работает

Ctrl + Enter